Tòa án nhân dân tối cao

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

Quy định về trình tự, thủ tục phối hợp giữa Tòa án nhân dân và cơ quan đại diện

Việt Nam ở nước ngoài để thực hiện một số hoạt động tố tụng dân sự

và tố tụng hành chính ở nước ngoài

----------------

Căn cứ Bộ luật tố tụng dân sự ngày 25 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật tố tụng hành chính ngày 25 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài ngày 18 tháng 6 năm 2009;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài ngày 21 tháng 11 năm 2017;

Căn cứ Nghị định số 26/2017/NĐ-CP ngày 14 tháng 03 năm 2017 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;  Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư liên tịch quy định về trình tự, thủ tục phối hợp giữa Tòa án nhân dân và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để thực hiện một số hoạt động tố tụng dân sự và tố tụng hành chính ở nước ngoài.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh  

Thông tư liên tịch này quy định trình tự, thủ tục phối hợp giữa Tòa án nhân dân và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là Tòa án và cơ quan đại diện) để thực hiện yêu cầu ủy thác tống đạt, niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng của Tòa án cho đương sự ở nước ngoài theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự và Luật tố tụng hành chính.

Điều 2. Đối tượng áp dụng   

Thông tư liên tịch này áp dụng đối với Tòa án, cơ quan đại diện, đương sự, cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động tố tụng dân sự và tố tụng hành chính do cơ quan đại diện thực hiện ở nước ngoài theo yêu cầu ủy thác tư pháp của Tòa án.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư liên tịch này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Yêu cầu ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho cơ quan đại diện” là việc Tòa án ủy thác cho cơ quan đại diện thực hiện tống đạt, niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự ở nước ngoài.

2. “Chi phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài” là các chi phí sau đây:

a) Chi phí bưu chính trong nước;

b) Chi phí bưu chính ở nước ngoài;

c) Chi phí dịch văn bản tố tụng;

d) Chi phí chuyển tiền ra nước ngoài cho đương sự.

3. “Chi phí bưu chính trong nước” là khoản tiền phải trả cho tổ chức bưu chính khi Tòa án gửi hồ sơ văn bản tố tụng ra nước ngoài cho cơ quan đại diện.

4. “Chi phí bưu chính ở nước ngoài” là các khoản tiền sau đây:

a) Khoản tiền phải trả cho tổ chức bưu chính khi cơ quan đại diện gửi hồ sơ văn bản tố tụng của Tòa án cho đương sự là công dân Việt Nam ở nước tiếp nhận;

b) Khoản tiền phải trả cho ngân hàng khi Tòa án chuyển tiền thanh toán chi phí quy định tại điểm a khoản này cho cơ quan đại diện.

5. “Chi phí dịch văn bản tố tụng” là khoản tiền phải trả cho tổ chức dịch thuật để dịch, công chứng hoặc chứng thực bản dịch văn bản tố tụng ra tiếng nước ngoài cần phải niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan đại diện, thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện trong trường hợp biện pháp niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng được áp dụng cho đương sự là người nước ngoài.

6. “Chi phí chuyển tiền ra nước ngoài cho đương sự” là khoản tiền phải trả cho tổ chức chuyển tiền quốc tế được phép cung cấp dịch vụ chuyển tiền quốc tế tại Việt Nam khi Tòa án chuyển tiền tạm ứng còn thừa cho đương sự đã nộp tiền tạm ứng cư trú ở nước ngoài.  

7. “Chi phí tống đạt văn bản tố tụng ra nước ngoài” là các khoản tiền quy định tại khoản 3 và khoàn 4 Điều này.

8. “Chi phí niêm yết công khai văn bản tố tụng tại trụ sở cơ quan đại diện hoặc thông báo văn bản tố tụng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện” là khoản tiền quy định tại khoản 3 Điều này.

Trường hợp biện pháp niêm yết công khai hoặc thông báo văn bản tố tụng được áp dụng cho người nước ngoài, thì chi phí này còn bao gồm khoản tiền quy định tại khoản 5 Điều này.

Điều 4. Giá trị pháp lý của các văn bản điện tử do Tòa án, cơ quan đại diện tạo lập, gửi và nhận trong quá trình thực hiện yêu cầu ủy thác tư pháp ra nước ngoài

1. Tòa án, cơ quan đại diện tạo lập và gửi cho nhau các văn bản điện tử sau đây:

a) Hồ sơ văn bản tố tụng của Tòa án để thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện;

b) Hồ sơ của cơ quan đại diện yêu cầu Tòa án chuyển tiền thanh toán chi phí bưu chính ở nước ngoài;

c) Hồ sơ của cơ quan đại diện thông báo kết quả thực hiện yêu cầu tống đạt, niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng.

2. Tòa án tạo lập và gửi cho nguyên đơn, người yêu cầu, người khởi kiện, người kháng cáo cư trú ở nước ngoài văn bản điện tử yêu cầu đương sự nộp tiền tạm ứng chi phí và lệ phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài.

3. Tòa án, cơ quan đại diện tạo lập văn bản điện tử quy định tại khoản 1 và 2 Điều này phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và bằng phương thức quét văn bản giấy có chữ ký tay và con dấu cơ quan ban hành.

4. Các văn bản điện tử quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay thế cho việc gửi, nhận bằng văn bản giấy.

Chương II

THỦ TỤC NỘP TIỀN TẠM ỨNG, THANH TOÁN CHI PHÍ BƯU CHÍNH TRONG NƯỚC, CHI PHÍ BƯU CHÍNH Ở NƯỚC NGOÀI

Điều 5. Nghĩa vụ nộp tiền tạm ứng chi phí bưu chính trong nước, chi phí bưu chính ở nước ngoài

Đương sự quy định tại Điều 152 của Bộ luật tố tụng dân sự, Điều 353 của Luật tố tụng hành chính phải nộp tiền tạm ứng chi phí bưu chính trong nước, chi phí bưu chính ở nước ngoài để Tòa án ủy thác tư pháp cho cơ quan đại diện tống đạt, niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự ở nước ngoài.

Điều 6. Quản lý tiền tạm ứng chi phí bưu chính trong nước và chi phí bưu chính ở nước ngoài do đương sự nộp

1. Tòa án mở một tài khoản tại ngân hàng thương mại nơi Tòa án có trụ sở để quản lý số tiền tạm ứng do đương sự nộp và thanh toán chi phí bưu chính trong nước, chi phí bưu chính ở nước ngoài cho cơ quan đại diện.

2. Khi tiến hành thủ tục mở tài khoản ngân hàng, Tòa án có thể lập văn bản ủy quyền thường xuyên cho các Thẩm phán ký văn bản yêu cầu ngân hàng cho phép rút tiền, thanh toán chi phí quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 7. Thông báo yêu cầu đương sự nộp tiền tạm ứng chi phí bưu chính trong nước, chi phí bưu chính ở nước ngoài

1. Tòa án thông báo yêu cầu đương sự quy định tại Điều 5 của Thông tư liên tịch này nộp tiền tạm ứng chi phí bưu chính trong nước, chi phí bưu chính ở nước ngoài để thanh toán chi phí tống đạt, niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng do cơ quan đại diện thực hiện theo yêu cầu ủy thác tư pháp của Tòa án.

2. Thông báo quy định tại khoản 1 Điều này gồm các nội dung sau đây:

a) Họ, tên, địa chỉ của đương sự;

b) Số tài khoản, chủ tài khoản ngân hàng của Tòa án;

c) Số tiền tạm ứng phải nộp là 03 triệu đồng.

d) Thời hạn nộp tiền tạm ứng là 07 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo của Tòa án. Trường hợp vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan, thì thời hạn này không quá 15 ngày;

đ) Hậu quả pháp lý quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 217 của Bộ luật tố tụng dân sự, điểm d khoản 1 Điều 143 của Luật tố tụng hành chính nếu đương sự không nộp tiền tạm ứng;

e) Sau khi hoàn thành việc nộp tiền tạm ứng, đương sự phải gửi lại cho Tòa án bản sao chứng từ nộp tiền do ngân hàng cấp để lưu vào hồ sơ vụ việc dân sự, vụ án hành chính.

3. Ngoài các nội dung quy định tại khoản 2 Điều này, Tòa án còn phải ghi rõ trong thông báo về việc đương sự phải nộp một khoản lệ phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài tại cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh nơi Tòa án có trụ sở. Thời hạn nộp lệ phí cùng thời hạn nộp tiền tạm ứng chi phí bưu chính trong nước và chi phí bưu chính ở nước ngoài. Đương sự phải giao lại biên lai nộp lệ phí cho Tòa án để lưu vào hồ sơ vụ việc dân sự, vụ án hành chính.

4. Trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự, vụ án hành chính mà Tòa án xét thấy số tiền tạm ứng còn lại không đủ để thanh toán chi phí bưu chính trong nước và chi phí bưu chính ở nước ngoài cho những lần ủy thác tư pháp ra nước ngoài tiếp theo, thì Tòa án yêu cầu đương sự nộp tiếp số tiền tạm ứng còn thiếu theo thủ tục quy định tại Điều này.

5. Trường hợp đương sự kháng cáo bản án, quyết định của Tòa án, thì Tòa án yêu cầu đương sự đó nộp tiền tạm ứng chi phí bưu chính trong nước, chi phí bưu chính ở nước ngoài để tống đạt thông báo kháng cáo cho đương sự ở nước ngoài hoặc niêm yết công khai thông báo kháng cáo tại trụ sở cơ quan đại diện.

Tòa án căn cứ chi phí của lần tống đạt hoặc niêm yết công khai văn bản tố tụng trước đó để ấn định số tiền tạm ứng mà đương sự phải nộp.

6. Trường hợp nguyên đơn, người yêu cầu, người khởi kiện, người kháng cáo cư trú ở nước ngoài, thì đương sự phải cung cấp tài liệu có địa chỉ hộp thư điện tử của họ khi nộp đơn khởi kiện, yêu cầu, kháng cáo để Tòa án gửi cho đương sự yêu cầu nộp tiền tạm ứng chi phí bưu chính trong nước, chi phí bưu chính ở nước ngoài và lệ phí yêu cầu ủy thác tư pháp ra nước ngoài.

Thông báo yêu cầu đương sự cư trú ở nước ngoài nộp tiền tạm ứng được Tòa án lập theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này, trong đó số tiền tạm ứng mà đương sự phải nộp là 04 triệu đồng, bao gồm tiền tạm ứng lệ phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài. Đương sự không được khấu trừ chi phí chuyển tiền vào số tiền tạm ứng nộp cho Tòa án.

Sau khi hoàn thành việc nộp tiền tạm ứng, đương sự phải gửi lại cho Tòa án văn bản điện tử chứng từ chuyển tiền do ngân hàng hoặc tổ chức chuyển tiền quốc tế cung cấp vào hộp thư điện tử của Tòa án để làm căn cứ chứng minh việc nộp tiền tạm ứng.

7. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đương sự quy định tại khoản 6 của Thông tư liên tịch này đã nộp tiền tạm ứng vào tài khoản ngân hàng của Tòa án, Thẩm phán được giao giải quyết vụ việc dân sự, vụ án hành chính thông báo bằng thư điện tử cho đương sự đó biết.

Điều 8. Thanh toán chi phí bưu chính trong nước để gửi hồ sơ văn bản tố tụng cho cơ quan đại diện và nộp lệ phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài

1. Khi gửi hồ sơ văn bản tố tụng cho cơ quan đại diện, Tòa án thanh toán chi phí bưu chính trong nước từ khoản tiền tạm ứng 03 triệu đồng mà đương sự đã nộp.

2. Trường hợp đương sự cư trú ở nước ngoài đã nộp tiền tạm ứng lệ phí ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho Tòa án theo quy định tại khoản 6 Điều 7 của Thông tư liên tịch này, thì Tòa án thanh toán chi phí bưu chính trong nước và nộp thay đương sự khoản lệ phí này từ khoản tiền tạm ứng 04 triệu đồng mà đương sự đã nộp.

3. Hóa đơn thanh toán chi phí bưu chính trong nước, biên lai nộp lệ phí quy định tại khoản 1 và 2 Điều này được lưu vào hồ sơ vụ việc dân sự, vụ án hành chính.

Điều 9. Thông báo yêu cầu Tòa án thanh toán cho cơ quan đại diện chi phí bưu chính ở nước ngoài

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hóa đơn thanh toán chi phí bưu chính tống đạt hồ sơ văn bản tố tụng cho đương sự là công dân Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan đại diện quy đổi chi phí đó thành đồng đô la Mỹ và lập thông báo yêu cầu Tòa án thanh toán khoản chi phí này.

2. Thông báo quy định tại khoản 1 Điều này được lập theo thể thức văn bản hành chính, có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan đại diện. Thông báo gồm các nội dung sau đây:

a) Căn cứ yêu cầu thanh toán, trong đó ghi rõ số, ký hiệu, thời gian ban hành văn bản yêu cầu tống đạt văn bản tố tụng của Tòa án;

b) Chi phí bưu chính mà cơ quan đại diện đã thanh toán và được quy đổi thành đô la Mỹ;

c) Số tài khoản, chủ tài khoản ngân hàng của cơ quan đại diện và các thông tin cần thiết khác (nếu có).

3. Cơ quan đại diện tạo lập các văn bản điện tử: Thông báo yêu cầu Tòa án thanh toán chi phí bưu chính ở nước ngoài và hóa đơn thanh toán chi phí bưu chính theo quy định tại Điều 4 của Thông tư liên tịch này.

Sau khi hoàn thành, cơ quan đại diện phải gửi ngay các văn bản điện tử đó vào hộp thư điện tử của Thẩm phán Tòa án đã yêu cầu tống đạt văn bản tố tụng.

Điều 10. Thanh toán chi phí bưu chính ở nước ngoài cho cơ quan đại diện

1. Ngay sau khi nhận được văn bản điện tử quy định tại khoản 3 Điều 9 của Thông tư liên tịch này, Thẩm phán được giao giải quyết vụ việc dân sự, vụ án hành chính thông báo bằng thư điện tử cho cơ quan đại diện biết đã nhận được văn bản đó.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Thông báo yêu cầu thanh toán chi phí bưu chính ở nước ngoài, Thẩm phán được giao giải quyết vụ việc dân sự, vụ án hành chính lập văn bản yêu cầu ngân hàng chuyển trả chi phí này cho cơ quan đại diện. Văn bản đề nghị có các nội dung sau đây:

a) Căn cứ chuyển tiền, trong đó nêu rõ số, ký hiệu, thời gian ban hành Thông báo yêu cầu thanh toán chi phí bưu chính ở nước ngoài của cơ quan đại diện;

b) Chi phí bưu chính ở nước ngoài phải trả bằng đô la Mỹ cho cơ quan đại diện;

c) Nguồn tiền thanh toán và các chi phí ngân hàng được trích từ tài khoản ngân hàng của Tòa án.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày thực hiện xong việc chuyển tiền, Thẩm phán được giao giải quyết vụ việc dân sự, vụ án hành chính lập Thông báo về việc đã chuyền tiền thanh toán chi phí bưu chính ở nước ngoài. Thông báo này và chứng từ chuyển tiền được tạo lập thành văn bản điện tử theo quy định tại Điều 4 của Thông tư liên tịch này để gửi cho cơ quan đại diện.

4. Văn bản yêu cầu ngân hàng chuyển tiền và văn bản thông báo đã chuyển tiền cho cơ quan đại diện được Thẩm phán lưu vào hồ sơ vụ việc dân sự, vụ án hành chính.

Điều 11. Quyết định nghĩa vụ chịu chi phí bưu chính trong nước, chi phí bưu chính ở nước ngoài, chi phí dịch văn bản tố tụng và trả lại tiền tạm ứng còn thừa cho đương sự

1. Tòa án quyết định nghĩa vụ chịu các chi phí yêu cầu ủy thác tư pháp ra nước ngoài do cơ quan đại diện thực hiện và trả lại tiền tạm ứng còn thừa (nếu có) cho đương sự trong bản án, quyết định theo quy định tại Điều 153, 154 của Bộ luật tố tụng dân sự, Điều 354, 355 của Luật tố tụng hành chính.

2. Tòa án quyết định đương sự phải chịu các chi phí quy định tại khoản 1 Điều này và trả lại tiền tạm ứng còn thừa (nếu có) cho đương sự như sau:

a) Đối với các chi phí đã được thanh toán từ khi Tòa án thụ lý vụ việc dân sự, vụ án hành chính đến khi Tòa án ra bản án, quyết định, thì Tòa án tuyên rõ số tiền đương sự phải chịu;

b) Đối với chi phí tống đạt bản án, quyết định cho đương sự ở nước ngoài, thì Tòa án tuyên tiếp tục sử dụng khoản tiền tạm ứng mà đương sự đã nộp để thanh toán. Chi phí tống đạt bản án, quyết định mà Tòa án buộc đương sự phải chịu bao gồm các khoản sau đây:

- Chi phí bưu chính trong nước theo hóa đơn bưu chính thực tế;

- Chi phí bưu chính ở nước ngoài theo thông báo của cơ quan đại diện;

- Chi phí chuyển tiền ra nước ngoài để thanh toán chi phí bưu chính ở nước ngoài cho cơ quan đại diện.

c) Trường hợp Tòa án phải áp dụng biện pháp niêm yết công khai bản án, quyết định tại trụ sở cơ quan đại diện thay thế biện pháp tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự, thì Tòa án tuyên tiếp tục sử dụng khoản tiền tạm ứng mà đương sự đã nộp để thanh toán chi phí niêm yết công khai. Đương sự phải chịu chi phí bưu chính trong nước theo hóa đơn bưu chính thực tế để gửi bản án, quyết định cho cơ quan đại diện. Ngoài ra, đương sự phải chịu thêm chi phí dịch bản án, quyết định nếu đương sự được áp dụng biện pháp niêm yết công khai là người nước ngoài;

d) Đối với khoản tiền tạm ứng còn thừa (nếu có), thì Tòa án tuyên đương sự được trả lại khoản tiền này sau khi Tòa án thanh toán xong một trong các chi phí quy định tại điểm b hoặc điểm c khoản này từ khoản tiền tạm ứng của đương sự;

đ) Trường hợp đương sự được trả lại tiền tạm ứng còn thừa cư trú ở nước ngoài, thì Tòa án tuyên việc trả lại tiền tạm ứng còn thừa được thực hiện theo khoản 4 Điều 12 của Thông tư liên tịch này sau khi Tòa án thanh toán xong chi phí quy định tại điểm b khoản này từ khoản tiền tạm ứng của đương sự.

Điều 12. Hoàn trả lại tiền tạm ứng còn thừa cho đương sự

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày thanh toán xong các chi phí quy định tại khoản 2 Điều 11 của Thông tư liên tịch này mà khoản tiền tạm ứng do đương sự nộp vẫn còn thừa, thì Thẩm phán chủ tọa phiên tòa, phiên họp giải quyết vụ việc dân sự, vụ án hành chính lập thông báo trả lại khoản tiền còn thừa đó cho đương sự.

2. Thông báo quy định tại khoản 1 Điều này có các nội dung sau đây:

a) Họ, tên đương sự được trả lại tiền tạm ứng còn thừa;

b) Số tiền tạm ứng còn thừa được trả lại;

c) Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo này của Tòa án, đương sự trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đến trụ sở Tòa án để nhận lại khoản tiền tạm ứng còn thừa;

d) Khi đến trụ sở Tòa án nhận tiền, đương sự hoặc người được đương sự ủy quyền phải xuất trình giấy tờ tùy thân và thông báo này cho Tòa án. Đối với người được đương sự ủy quyền, thì người này còn phải xuất trình thêm văn bản ủy quyền hợp pháp.

3. Khi trả lại tiền tạm ứng còn thừa cho đương sự hoặc người được đương sự ủy quyền, Tòa án phải lập biên bản, có chữ ký người giao tiền và người nhận tiền. Biên bản này được lưu vào hồ sơ vụ việc dân sự, vụ án hành chính.

4. Đối với đương sự được trả lại tiền tạm ứng là đương sự cư trú ở nước ngoài, thì Tòa án lập thông báo về việc trả lại khoản tiền này cho đương sự và công bố trên cổng thông tin điện tử của Tòa án trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày ban hành thông báo. Thông báo có các nội dung sau đây:

a) Thông tin quy định tại điểm a và b khoản 2 Điều này;

b) Đương sự phải ủy quyền cho người khác tại Việt Nam đến Tòa án nhận thay khoản tiền này trong trường hợp đương sự không thể đến Tòa án để nhận. Người được được đương sự ủy quyền phải mang theo giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền hợp pháp khi đến Tòa án nhận tiền thay đương sự;

c) Trường hợp đương sự không ủy quyền được cho người khác, thì phải cung cấp thông tin cần thiết bằng văn bản để Tòa án chuyển trả khoản tiền này theo dịch vụ chuyển tiền quốc tế của tổ chức chuyển tiền quốc tế được phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam và nước nơi đương sự cư trú. Trong trường hợp này, chi phí chuyển tiền ra nước ngoài được khấu trừ vào số tiền tạm ứng còn lại của đương sự;

d) Đương sự gửi văn bản cung cấp thông tin quy định tại điểm c khoản này theo dịch vụ chuyển phát bưu phẩm quốc tế bảo đảm cho Tòa án.

Trước khi gửi văn bản này cho Tòa án, đương sự phải thực hiện chứng thực chữ ký của đương sự trên văn bản hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện nếu văn bản này đã được đương sự công chứng theo pháp luật nước nơi đương sự cư trú.

Chương III

THỦ TỤC LẬP, GỬI HỒ SƠ TỐNG ĐẠT, NIÊM YẾT CÔNG KHAI,

THÔNG BÁO VĂN BẢN TỐ TỤNG

Điều 13. Lập hồ sơ tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự là công dân Việt Nam ở nước ngoài

1. Hồ sơ tống đạt văn bản tố tụng gồm các văn bản sau đây:

a) Văn bản đề nghị cơ quan đại diện tống đạt và thông báo kết quả thực hiện;

b) Văn bản tố tụng cần phải tống đạt;

c) Văn bản yêu cầu đương sự ở nước ngoài cung cấp lời khai, tài liệu, chứng cứ cho Tòa án (nếu có);

d) Văn bản mà đương sự ở trong nước đề nghị Tòa án hỗ trợ gửi cho đương sự ở nước ngoài (nếu có).

2. Tòa án lập hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này theo cách thức sau đây:

a) Văn bản quy định tại điểm a khoản 1 Điều này được lập theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này;

b) Họ, tên, địa chỉ của đương sự phải được ghi đầy đủ theo đúng tài liệu, giấy tờ xác thực họ, tên, địa chỉ mà nguyên đơn, người yêu cầu, người khởi kiện hoặc đương sự khác cung cấp cho Tòa án. Tòa án không được phiên âm địa chỉ ở nước ngoài của đương sự ra tiếng Việt;

c) Trường hợp cần phải tống đạt cho nhiều đương sự có địa chỉ khác nhau, thì hồ sơ tống đạt văn bản tố tụng phải được lập riêng theo từng địa chỉ của đương sự;

d) Các văn bản quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều này do Thẩm phán được giao giải quyết vụ việc dân sự, vụ án hành chính ký.

3. Hồ sơ cho từng đương sự được lập thành 02 bộ. Tòa án lưu 01 bộ vào hồ sơ vụ việc dân sự, vụ án hành chính và gửi 01 bộ cho cơ quan đại diện.

Điều 14. Lập hồ sơ niêm yết công khai văn bản tố tụng tại trụ sở cơ quan đại diện, thông báo văn bản tố tụng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện theo quy định tại khoản 3 Điều 474, khoản 2 Điều 479 của Bộ luật tố tụng dân sự hoặc khoản 3 Điều 303, khoản 2 Điều 307 của Luật tố tụng hành chính

1. Hồ sơ niêm yết công khai văn bản tố tụng tại trụ sở cơ quan đại diện và thông báo văn bản tố tụng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện gồm các văn bản sau đây:

a) Văn bản đề nghị cơ quan đại diện thực hiện và thông báo kết quả thực hiện;

b) Văn bản tố tụng cần được niêm yết công khai và thông báo cho đương sự;

c) Bản dịch văn bản tố tụng ra tiếng nước ngoài trong trường hợp thủ tục niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng được áp dụng cho đương sự là người nước ngoài.

2. Tòa án lập hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này theo cách thức sau đây:

a) Văn bản quy định tại điểm a khoản 1 Điều này được lập theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này;

b) Các văn bản quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều này do Thẩm phán được giao giải quyết vụ án dân sự, vụ án hành chính ký;

c) Tòa án giao nguyên đơn, người yêu cầu, người khởi kiện dịch, công chứng hoặc chứng thực bản dịch của văn bản tố tụng và chịu trách nhiệm thanh toán chi phí cho tổ chức dịch thuật trong nước. Văn bản dịch phải được dịch đúng ngôn ngữ của nước ghi trên giấy tờ, tài liệu xác thực họ tên, địa chỉ của đương sự do nguyên đơn, người yêu cầu, người khởi kiện cung cấp cho Tòa án. Trong trường hợp văn bản tố tụng cần phải được dịch ra ngôn ngữ nước ngoài không phổ biến và tổ chức dịch thuật không có người phiên dịch thông thạo loại ngôn ngữ này, thì văn bản tố tụng đó có thể được dịch ra tiếng Anh hoặc tiếng Pháp;

d) Trường hợp trên giấy tờ, tài liệu do đương sự cung cấp cho Tòa án mà họ tên, địa chỉ của đương sự ở nước ngoài được phiên âm ra tiếng Việt, thì Tòa án phải giao đương sự yêu cầu tổ chức dịch thuật thực hiện việc dịch họ tên, địa chỉ của đương sự theo đúng giấy tờ, tài liệu xác thực họ tên, địa chỉ của đương sự ở nước ngoài.

Giấy tờ, tài liệu xác thực họ, tên, địa chỉ của đương sự ở nước ngoài là những loại giấy tờ, tài liệu có ghi họ, tên, địa chỉ của đương sự mà nguyên đơn, người khởi kiện, người yêu cầu có được và nộp cùng đơn khởi kiện, đơn yêu cầu theo yêu cầu của Tòa án. Giấy tờ, tài liệu này bao gồm:

- Bản sao, bản chụp hộ chiếu, thẻ thường trú, thẻ tạm trú hoặc chứng nhận tạm trú, bằng lái xe của đương sự ở nước ngoài;

- Bản sao, bản chụp giấy tờ, tài liệu để làm thủ tục kết hôn tại Việt Nam hoặc tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc làm thủ tục xin cấp thẻ thường trú, tạm trú, cấp thị thực tại Việt Nam;

- Bản sao, bản chụp thư tín, hợp đồng, bưu phẩm, bưu kiện…đương sự gửi từ nước ngoài về Việt Nam cho nguyên đơn, người khởi kiện, người yêu cầu;

- Các loại giấy tờ, tài liệu khác có ghi họ, tên, địa chỉ nơi cư trú, làm việc ở nước ngoài của đương sự ở nước ngoài.

Ví dụ: nếu trên giấy chứng nhận kết hôn có ghi họ tên đương sự là công dân Trung Quốc, Hàn Quốc…đã được phiên âm ra tiếng Việt và đương sự đã nộp cho Tòa án giấy tờ xác thực họ tên, địa chỉ của đương sự đó bằng tiếng Trung Quốc, Hàn Quốc, thì Tòa án giao đương sự bản chụp giấy tờ đó để yêu cầu tổ chức dịch thuật thực hiện việc dịch đúng họ tên, địa chỉ của đương sự.

đ) Hồ sơ cho từng đương sự được lập thành 02 bộ. Tòa án lưu 01 bộ vào hồ sơ vụ việc dân sự, vụ án hành chính và gửi 01 bộ cho cơ quan đại diện.

3. Sau khi lập xong hồ sơ, Tòa án tạo lập thành hồ sơ văn bản điện tử theo quy định tại Điều 4 của Thông tư liên tịch này để gửi cho cơ quan đại diện.

4. Sau khi thực hiện việc niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng mà Tòa án tiến hành xét xử vắng mặt đương sự ở nước ngoài theo quy định tại điểm b, điểm c khoản 5, điểm c khoản 6 Điều 477 của Bộ luật tố tụng dân sự hoặc điểm b, điểm c khoản 5 Điều 305 của Luật tố tụng hành chính, thì Tòa án tiếp tục lập hồ sơ niêm yết công khai bản án, quyết định tại trụ sở cơ quan đại diện theo quy định tại khoản 2 Điều 479 của Bộ luật tố tụng dân sự, khoản 2 Điều 307 của Luật tố tụng hành chính để bảo đảm quyền kháng cáo của đương sự ở nước ngoài.

Hồ sơ, cách thức lập hồ sơ được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, trừ văn bản đề nghị cơ quan đại diện niêm yết công khai và thông báo kết quả thực hiện được lập theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này.

Điều 15. Lập hồ sơ thông báo văn bản tố tụng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện theo quy định tại điểm c khoản 6 Điều 477 của Bộ luật tố tụng dân sự

1. Hồ sơ thông báo văn bản tố tụng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện gồm các văn bản sau đây:

a) Văn bản đề nghị cơ quan đại diện thông báo và trả lời kết quả thực hiện;

b) Văn bản tố tụng cần được thông báo cho đương sự;

c) Bản dịch của văn bản tố tụng cần được thông báo cho đương sự.

2. Tòa án lập hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này theo cách thức sau đây:

a) Văn bản quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều này được lập theo Mẫu số 04 và Mẫu số 05 ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này và do Thẩm phán được giao giải quyết vụ án ly hôn ký;

b) Việc dịch văn bản tố tụng được thực hiện theo quy định tại điểm c và điểm d khoản 2 Điều 14 của Thông tư liên tịch này;

c) Hồ sơ được lập thành 02 bộ; Tòa án lưu 01 bộ vào hồ sơ vụ án và gửi 01 bộ cho cơ quan đại diện.

3. Sau khi lập xong hồ sơ, Tòa án tạo lập thành hồ sơ văn bản điện tử theo quy định tại Điều 4 của Thông tư liên tịch này để gửi cho cơ quan đại diện.

Điều 16. Gửi hồ sơ cho cơ quan đại diện

1. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập xong hồ sơ quy định tại một trong các Điều 13, 14 và 15 của Thông tư liên tịch này, Tòa án gửi hồ sơ đó cho cơ quan đại diện theo dịch vụ chuyển phát bưu phẩm quốc tế có gắn số hiệu để theo dõi, định vị trong quá trình chuyển phát. Tòa án lưu phiếu gửi bưu phẩm, hóa đơn thanh toán chi phí bưu chính trong nước, kết quả chuyển phát bưu phẩm vào hồ sơ vụ việc dân sự, vụ án hành chính.

2. Đối với hồ sơ thông báo văn bản tố tụng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện, sau khi tạo lập hồ sơ này thành hồ sơ văn bản điện tử, Tòa án gửi vào hộp thư điện tử của cơ quan đại diện để thực hiện.

Chương IV

THỦ TỤC TIẾP NHẬN, THỰC HIỆN VÀ THÔNG BÁO KẾT QUẢ TỐNG ĐẠT, NIÊM YẾT CÔNG KHAI, THÔNG BÁO VĂN BẢN TỐ TỤNG

Điều 17. Thủ tục tiếp nhận, tống đạt hồ sơ văn bản tố tụng cho đương sự là công dân Việt Nam ở nước ngoài

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ của Tòa án quy định tại Điều 13 của Thông tư liên tịch này, cơ quan đại diện giải quyết như sau:

a) Kiểm tra hồ sơ và vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp;

b) Thông báo bằng thư điện tử cho Tòa án biết đã nhận được hồ sơ;

c) Gửi hồ sơ cho đương sự ở nước tiếp nhận theo dịch vụ chuyển phát bưu phẩm có gắn số hiệu để theo dõi, định vị trong quá trình chuyển phát.

2. Trường hợp phát hiện thấy hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này không thể thực hiện được việc tống đạt do địa chỉ của đương sự thiếu chi tiết hoặc địa chỉ không có thật hoặc địa chỉ của đương sự ở nước ngoài được phiên âm ra tiếng Việt, thì trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày phát hiện ra một trong các sai sót này, cơ quan đại diện giải quyết như sau:

a) Tạm dừng việc tống đạt hồ sơ của Tòa án cho đương sự;

b) Thông báo bằng thư điện tử cho Thẩm phán của Tòa án đã yêu cầu tống đạt biết để lập lại hồ sơ mới.

3. Sau khi nhận được hồ sơ thay thế, cơ quan đại diện gửi hồ sơ đó cho đương sự theo phương thức quy định tại điểm c khoản 1 Điều này.

4. Địa chỉ của đương sự thiếu chi tiết đến mức không thể thực hiện được việc tống đạt quy định tại khoản 2 Điều này là trường hợp địa chỉ đó thiếu ít nhất một trong các thông tin về: tên nước, tiểu bang, vùng lãnh thổ, số nhà, tên phố, nơi cư trú hoặc nơi làm việc của đương sự.

Điều 18. Thông báo kết quả thực hiện tống đạt văn bản tố tụng cho Tòa án

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có được văn bản của tổ chức bưu chính ở nước tiếp nhận thông báo đã hoàn thành hoặc không thực hiện được việc giao hồ sơ cho đương sự, cơ quan đại diện lập thông báo kết quả thực hiện tống đạt văn bản tố tụng theo mẫu văn bản đã được Tòa án gửi kèm trong hồ sơ tống đạt văn bản tố tụng.

2. Cơ quan đại diện tạo lập các văn bản quy định tại khoản 1 Điều này thành văn bản điện tử theo quy định tại Điều 4 của Thông tư liên tịch này và gửi vào hộp thư điện tử của Thẩm phán Tòa án đã yêu cầu tống đạt.

3. Trường hợp đã hết thời hạn 01 tháng, kể từ ngày gửi mà không có được thông báo của tổ chức bưu chính về kết quả chuyển phát hồ sơ, thì cơ quan đại diện yêu cầu tổ chức bưu chính cho biết lý do.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản trả lời của tổ chức bưu chính, cơ quan đại diện lập, gửi thông báo về kết quả thực hiện tống đạt văn bản tố tụng cho Tòa án theo quy định tại khoản 1 và 2 Điều này.

Điều 19. Thủ tục tiếp nhận, thực hiện niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan đại diện, thông báo văn bản tố tụng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện và thông báo kết quả thực hiện cho Tòa án

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ của Tòa án quy định tại một trong các Điều 14 hoặc 15 của Thông tư liên tịch này, thì cơ quan đại diện giải quyết như sau:

a) Kiểm tra hồ sơ và vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp;

b) Thông báo bằng thư điện tử cho Tòa án biết đã nhận được hồ sơ văn bản giấy và hồ sơ văn bản điện tử;

b) Niêm yết công khai hồ sơ văn bản tố tụng tại trụ sở cơ quan đại diện hoặc đăng tải hồ sơ văn bản tố tụng của Tòa án trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện trong thời hạn 01 tháng, kể từ ngày đăng.

2. Trường hợp điều kiện thực tế ở nước tiếp nhận không đáp ứng được việc thông báo hồ sơ văn bản tố tụng của Tòa án trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện, thì cơ quan đại diện tiến hành niêm yết công khai hồ sơ đó tại trụ sở cơ quan đại diện trong thời hạn 01 tháng, kể từ ngày niêm yết.

3. Trong thời hạn 01 tháng quy định tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này mà đương sự đến trụ sở cơ quan đại diện để nhận hồ sơ, thì cơ quan đại diện giao hồ sơ đó cho đương sự. Việc giao nhận hồ sơ phải được lập thành biên bản, có chữ ký của người giao và người nhận.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày giao hồ sơ cho đương sự, cơ quan đại diện lập thông báo kết quả thực hiện cho Tòa án. Thông báo được lập theo mẫu văn bản đã được Tòa án gửi kèm trong hồ sơ niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng.

Sau khi lập xong, cơ quan đại diện tạo lập văn bản thông báo kết quả thực hiện, biên bản giao nhận hồ sơ thành các văn bản điện tử theo quy định tại Điều 4 của Thông tư liên tịch này và gửi vào hộp thư điện tử của Thẩm phán Tòa án đã yêu cầu niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn niêm yết công khai, thông báo văn bản tố tụng quy định tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này mà đương sự không đến nhận hồ sơ, thì cơ quan đại diện lập, gửi thông báo cho Tòa án về kết quả thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều này.   

Chương V

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN

Điều 20. Trách nhiệm của Tòa án nhân dân tối cao

1. Chỉ đạo, hướng dẫn Tòa án nhân dân các cấp thực hiện công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho cơ quan đại diện.

2. Định kỳ hàng năm chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao rà soát, tổng kết tình hình thực hiện công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho cơ quan đại diện.

3. Chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức đoàn kiểm tra công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho cơ quan đại diện tại Tòa án.

4. Chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức các lớp bồi dưỡng pháp luật tố tụng, hướng dẫn nghiệp vụ thực hiện công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho Thư ký, Thẩm phán của Tòa án và cán bộ được cử đi làm việc tại cơ quan đại diện.

5. Chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức các cuộc họp định kỳ để trao đổi thông tin, thảo luận, quyết định các biện pháp phối hợp giải quyết khó khăn, vướng mắc phát sinh từ công tác công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho cơ quan đại diện.

6. Xây dựng, đưa vào sử dụng phần mềm quản lý công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài của Tòa án cho cơ quan đại diện.

Điều 21. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao

1. Chỉ đạo, đôn đốc cơ quan đại diện thực hiện công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho Tòa án theo đúng quy định của Thông tư liên tịch này.

2. Phối hợp với Tòa án nhân dân tối cao thực hiện công việc quy định tại các khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 20 của Thông tư liên tịch này.

Điều 22. Trách nhiệm của cơ quan đại diện

1. Thực hiện công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho Tòa án theo đúng quy định của Thông tư liên tịch này.

2. Với sự đồng ý của Bộ Ngoại giao, khi gửi văn bản điện tử thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp cho Tòa án đã yêu cầu, thì cơ quan đại diện đồng thời gửi thêm văn bản này cho Tòa án nhân dân tối cao (thông qua Vụ Hợp tác quốc tế).

3. Thông báo kịp thời cho Bộ Ngoại giao về các khó khăn, hạn chế, vướng mắc phát sinh từ công tác phối hợp với Tòa án nhân dân trong việc thực hiện yêu cầu ủy thác tư pháp ra nước ngoài.

4. Định kỳ hàng năm thông báo cho Bộ Ngoại giao kết quả thực hiện công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài theo quy định tại Thông tư liên tịch này.

Điều 23. Trách nhiệm của Tòa án các cấp

1. Thực hiện công tác công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho cơ quan đại diện theo đúng quy định của Thông tư liên tịch này.

2. Thông báo bằng văn bản điện tử cho Tòa án nhân dân tối cao (thông qua Vụ Hợp tác quốc tế) khi gửi hồ sơ ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho cơ quan đại diện.

3. Thông báo kịp thời cho Tòa án nhân dân tối cao về các khó khăn, hạn chế, vướng mắc phát sinh từ công tác phối hợp với cơ quan đại diện trong việc thực hiện yêu cầu ủy thác tư pháp ra nước ngoài.

4. Định kỳ sáu tháng, hàng năm hoặc khi có yêu cầu, thông báo cho Tòa án nhân dân tối cao về tình hình và kết quả thực hiện công tác ủy thác tư pháp ra nước ngoài cho cơ quan đại diện.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư liên tịch này có hiệu lực kể từ ngày...tháng...năm….

2. Đối với các yêu cầu ủy thác tư pháp ra nước ngoài của Tòa án mà cơ quan đại diện đã nhận được trước ngày Thông tư liên tịch này có hiệu lực nhưng đến ngày Thông tư liên tịch này có hiệu lực vẫn chưa thực hiện, thì cơ quan đại diện áp dụng các quy định của Thông tư liên tịch này để giải quyết, trừ các quy định về thanh toán chi phí bưu chính ở nước ngoài.

Điều 25. Tổ chức thực hiện

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh vấn đề mới về Thông tư liên tịch này, thì Tòa án nhân dân các cấp, cơ quan đại diện và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phản ánh về Tòa án nhân dân tối cao (thông qua Vụ Hợp tác quốc tế) và Bộ Ngoại giao (thông qua Cục Lãnh sự) để được giải thích, hướng dẫn kịp thời./

Nơi nhận:

- Thủ tướng Chính phủ;

- Các Phó Thủ tướng;

- Ủy ban Tư pháp của Quốc hội;

- Ủy ban Pháp luật của Quốc hội;

- Văn phòng Chủ tịch nước;

- Văn phòng Chính phủ;

- Các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Toà án nhân dân tối cao;

- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

- Tòa án nhân dân cấp cao;

- Viện kiểm sát nhân dân cấp cao;

- Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

- Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);

- Công báo, Cổng Thông tin điện tử của Chính phủ;

- Cổng thông tin điện tử Tòa án nhân dân tối cao, Bộ Ngoại giao;

- Lưu: VT, HTQT (TANDTC), (BNG), (BTC).